Priprema za pregovore

“Most people don’t plan to fail, they fail to plan.”  – John L. Beckley

Svaki pregovori počinju mnogo pre nego što strane sednu za pregovarački sto. Idealna situacija je da se za pregovaračkim stolom praktično samo sprovede u delo ono što smo unapred pripremili. S druge strane ako dođemo nepripremljeni skoro je sigurno da ćemo se provesti kao bosi po trnju, čak iako imamo značaju prednost u startu. Šta je potrebno da uradimo kako bi se dobro pripremili?

Za početak možemo prepoznati dve vrste pripreme:

• Faktička priprema
• Psihološka priprema

Obe pripreme su podjednako važne, mada u pojedinim situacijama jedna ili druga mogu odneti prevagu, odnosno faktička priprema može odneti prednost nad psihološkom i obratno. Takođe, bitno je napomenuti da jedna utiču na drugu – tj. Faktička priprema pomaže da psihološki budemo spremniji za pregovore (samouvereniji, staloženiji strpljiviji…), a psihološka spremnost nam omogućava da formalne stvari koje smo pripremili zaista i sprovedemo u delo.

Zavisno od našeg tipa ličnosti imaćemo prirodnu tendenciju da pridajemo veću važnost jednoj ili drugoj vrsti pripreme i to onoj koja nam više “leži”. Treba da budemo svesni da ukoliko smo npr. psihološki veoma spremni za pregovore po samoj prirodi naše ličnosti  to može predstavljati i našu najveću slabost jer ćemo se oslanjati na svoje psihološke, ili bolje reći lične, snage (samouverenost, dominacija, agresivnost, usmerenost ka cilju, harizma, elokvencija i sl.) i zanemarivati važnost podataka, informacija, kalkulacija, analiza, različitih opcija, alternativnih scenarija. Ako vas je urođena visprenost dobro služila do sada to ne znači da se nećete naći u pregovaračkoj situaciji iz koje nema vađenja ako niste uradili “domaći zadatak”.

Šta podrazumeva formalna priprema ili šta je “domaći zadatak”?

BATNA

Svi priručnici, knjige, pamfleti o pregovaranju (čast izuzecima) kažu da moramo da znamo šta je naša BATNA ili Best Alternative to Negotiated Agreement. BATNA nam odgovara na pitanje – šta se dešava ako ne postignemo dogovor? Koje su nam alternative u tom slučaju?

Ovo saznanje nam daje okvir pregovora, ukazuje nam koliki nam je manevarski prostor i kakva nam je pozicija u pregovorima. Npr. ako uzmemo ekstremnu situaciju da nemamo alternative ukoliko ne postignemo dogovor, ili su one veoma loše, manevarski prostor nam je veoma mali ili se čak može reći da ne postoji, a pozicija izuzetno slaba. U takvoj situaciji bi adekvatna strategija mogla biti odugovlačenje ili usmeravanje energije i napora na osnaživanje sopstvene pozicije ili iznalaženje alternativa. S druge strane ako imamo više povoljnih alternativa pozicija nam je snažna, a manevarski prostor širok i strategija u pregovorima može biti agresivnija.

Naravno, obe strane imaju svoju BATNA-u i dogovor se nalazi u prostoru između dve BATNA-e. Ako znamo sopstvenu i protivnikovu BATNA-u možemo da pripremimo adekvatnu pregovaračku strategiju i taktiku. Kupci upravo iz ovog razloga često pregovaraju sa više potencijalnih dobavljača istovremeno – da bi imali nekoliko alternativa. Kao prodavci želimo da imamo više potencijalnih prodaja u funnel-u kako ne bi zavisili samo od ovog jednog poslao oko kojeg upravo pregovaramo.

CILjEVI

U pregovore ne ulazimo bez jasno definisanih ciljeva. Ukoliko mi sami ne znamo tačno šta hoćemo da postignemo dobićemo samo ono što je druga strana spremna da nam da, a to obično nije baš mnogo, zar ne? Kvantitativne ciljeve je relativno lako postaviti – finalna cena, profitna margina, ROI… dok je sa kvalitativnim ciljevima situacija nešto komplikovanija jer nisu merljivi i zavise od subjektivnog osećaja.

Kod jednokratnih poslova najčešće su nam biti samo kvantitativni ciljevi, odnosno najbitnije nam je da kao prodavci postignemo što višu cenu, dok kod poslova gde uspostavljamo dugoročnu saradnju pri pregovorima ostvarivanje kvalitativnih ciljeva, kao što je poverenje, može imati primat. Kada imamo jasno definisane ciljeve ostaje nam “samo” da osmislimo strategiju i taktike kako da ih ostvarimo za pregovaračkim stolom.

TRADEOFFS

Da li znate čega ste spremni da se odreknete u toku pregovora? Koje ustupke možete da napravite? Ako u pregovore uđemo bez mnogo prostora za ustupke prostor za manevar nam je veoma sužen.  A ako ne znamo tačno gde su nam granice, onda granica praktično i nema  te je velika verovatnoća da ćemo dati veće ustupke nego što je to bilo neophodno.

S druge strane zlatno pravilo pregovora je da nikada ne dajemo nešto a da ne tražimo ništa za uzvrat. U pitanju je princip reciprociteta koji je važan iz više razloga. Jedan je psihološki a to je što druga cena neće ceniti ili će manje vrednovati nešto što je dobila “za džabe”. Takođe, mnogo je veća verovatnoća da će nam tražiti dodatne ustupke ako za inicijalne zahteve nisu morali ništa da daju zauzvrat. Treći razlog je što je svaki zahtev za ustupkom prilika da mi dobijemo nešto što želimo da dobijemo u pregovorima i tu priliku ne treba olako da propustimo.

Zbog toga je pored liste ustupaka koje smo spremi za pružimo podjednako bitno da imamo i listu kontra-ustupaka koje ćemo da tražimo zauzvrat. Kontra-ustupci treba da budu slične težine kao i ustupci, ali mogu da budu i simbolični sa jedinom svrhom da podvuku princip reciprociteta i održe balans snaga u pregovorima.

ISPREGOVARAJTE INTERNO

Deo pripreme je i interno pregovaranje. Ako ste prodavac koji vodi pregovore verovatno u kompaniji ima nekoliko menadžera koji su u hijerarhiji iznad vas, a direktno su zainteresovani za celokupan ili delove dogovora i veoma im je bitno da neki segmenti budu rešeni na određen način (Npr. CFO-u mogu biti veoma bitni uslovi i dinamika plaćanja). Potrebno je uključiti interne stakeholder-e u proces pripreme, obezbediti njihovu podršku i sa njima ispregovarati što širi manevarski prostor za sebe u pregovorima.

Ako u pregovore uđete “vezanih ruku” teško možete da postignete dobar rezultat i toga svi treba da budu svesni.

OTVARANjE PREGOVORA

Pripremite način na koji ćete započeti pregovore. Ovo je važno zbog toga što će sam početak odrediti ton, atmosferu i otok celokupnog procesa. Ukoliko želite da postignete poverenje između partnera možda nije loša taktika da pregovore započnete otvoreno tako što ćete izložiti svoje generalne ciljeve i očekivanja, te zatražiti da to učini i druga strana, kako bi odmah prepoznali zajedničke interese.

Možete početi za predlogom kako da se tehnički proces pregovaranja sprovede, koja će biti dinamika, logistika i sl. Ako volite agresivno da pregovarate možete odmah izneti svoje zahteve i stav o čemu ne želite da pregovarate, izneti primedbe ili na drugi način napraviti pritisak na sagovornike.

Način na koji ćete otvoriti pregovore zavisi od mnogo faktora i ne postoji pravi ili pogrešan način. Jedino što je bitno po mom mišljenju je da isplanirate kako ćete to da uradite, preuzmete inicijativu i ne prepustite ovaj bitan momenat slučaju.

PSIHOLOŠKA PRIPREMA

Drugi deo pripreme je psihološka priprema. Verovatno je svima jasno da u pregovorima treba da budemo samouvereni, puni energije, staloženi i strpljivi. To je lako reći, ali mnogo teže realizovati i ne postoje jednostavni recepti. Odnosno recepti postoje i ima manje i više jednostavnih, ali s obzirom da je svako od nas drugačiji metod koji funkcioniše za jednu osobu za drugu može biti potpuno neupotrebljiv.

Kao ilustraciju možemo da pogledamo kako se u psihološkoj pripremi mogu razlikovati ekstrovertne i introvertne osobe. Introvertnim osobama je potrebno da imaju vreme za psihološku pripremu, da budu sami sa sobom i svedu svoje misli i osećanja. Ekstrovertne osobe se psihološki spremaju u hodu i najčešće u društvu.

Naravno, ovo su generalizacije i tu postoje hiljadu nijansi koje su za svakog od nas specifične. Zbog toga je moj predlog da oslušnete sebe i prepoznate načine koji vama odgovaraju i napravite svoje rituale koji vas “dovode u zonu”. To mogu biti sitnice kao što je omiljena pesma, youtube klip, mantra, vežbe disanja, timski pozdrav a mogu biti i neke složenije radnje.

Ovde definitivno možemo mnogo naučiti iz profesionalnog sporta gde se pridaje važnosti mentalnoj pripremi igrača, bilo da se radi o individualnim ili timskim sportovima.

AKO SE NE PRIPREMIMO…

Ja sam lično važnost pripreme naučio na teži način. Ušli smo na pregovore nedovoljno pripremljeni, bez adekvatnih podataka, spremljenih argumenata i prethodne jasne sinhronizacije koja je čija uloga u našem timu za pregovaračkim stolom. Sa druge strane obrnuta situacija – spreman tim, samouveren i sa jasnim ciljem.

Od samog starta kreću direktno i agresivno što već u prvim minutima otkriva naše slabosti. To im samo daje dodatni vetar u leđa i nastavljaju još snažnije sa konkretnim zahtevima. Preuzimaju potpunu kontrolu nad pregovorima.

Posle inicijalne zbunjenosti samo smo veštom retorikom uspeli da se izvučemo iz na izgled katastrofalne situacije i pauziramo pregovore na jedan dan, što nam je dalo malo, ali ipak dovoljno vremena da se pregrupišemo. Bukvalno smo pobegli iz te sale za sastanke, uspeli da se stabilizujemo i na kraju došli do prihvatljivog dogovora, ali gorak osećaj poraza je ostao i lekcija za budućnost – nikad više nespreman na pregovore.

U hodniku sam čuo jednog od članova suprotnog tima kako kaže drugom: “Nismo trebali da ih pustimo da se izvuku, imali smo ih u šaci”. I bio je potpuno u pravu.